- Accueil
- BTS CG
- Contrôle et traitement comptable des opérations commerciales
- Les fondations
- Chapitre 1
À quoi sert la comptabilité
Ce que tu sauras faire : Situer la comptabilité dans l’entreprise et identifier ses lecteurs.
1. Ce que la comptabilité enregistre, et pour qui
AUne histoire chiffrée de l’entreprise
Inès ouvre Vélocité, un magasin de vélos à Amiens. Le premier mois, elle achète des vélos, en revend une partie, paie un loyer, encaisse des règlements, en attend d’autres. Au bout de trente jours, elle se pose deux questions toutes simples.
Est-ce que j’ai gagné de l’argent ? Et qu’est-ce que je possède, qu’est-ce que je dois ?
Ces deux questions ont l’air proches. Elles ne le sont pas du tout, et toute la comptabilité tient dans cette différence.
La comptabilité
Un système d’enregistrement de toutes les opérations d’une entreprise, qui permet d’établir à date fixe ce qu’elle possède, ce qu’elle doit, et si elle a gagné ou perdu de l’argent.
Deux questions, deux documents
| La question | Le document qui y répond | Il porte sur |
|---|---|---|
| Qu’est-ce que je possède, qu’est-ce que je dois ? | Le bilan | Une date — le 31 décembre, par exemple |
| Ai-je gagné ou perdu de l’argent ? | Le compte de résultat | Une période — les douze mois de l’année |
Bénéfice n’est pas trésorerie
Inès a 4 000 € sur son compte en banque à la fin du mois. Cela ne veut pas dire qu’elle a gagné 4 000 €.
Elle a peut-être vendu 9 000 € de vélos dont 5 000 € ne sont pas encore encaissés. Elle a peut-être payé d’avance une assurance annuelle. L’argent en banque et le bénéfice sont deux mesures différentes, et une entreprise peut très bien être bénéficiaire et à découvert.
On y reviendra tout au long de l’année : c’est l’erreur de raisonnement la plus tenace en comptabilité.
BLes cinq lecteurs des comptes
On dit souvent que la comptabilité sert « à payer ses impôts ». C’est vrai, mais c’est le cinquième usage sur cinq. Voici les autres, dans l’ordre où ils comptent pour l’entreprise.
Cinq lecteurs, cinq questions — et un seul jeu de comptes pour y répondre.
Qui lit les comptes, et ce qu’il y cherche
| Le lecteur | Ce qu’il veut savoir |
|---|---|
| Le dirigeant | Est-ce que mon activité est rentable ? Où part l’argent ? |
| La banque | Puis-je lui prêter ? Sera-t-elle capable de rembourser ? |
| Les fournisseurs | Puis-je lui livrer sans être payé d’avance ? |
| Les salariés et leurs représentants | L’entreprise est-elle solide ? Peut-elle augmenter les salaires ? |
| L’administration fiscale | Le bénéfice déclaré est-il exact ? La TVA a-t-elle été reversée ? |
Comptabilité générale et comptabilité de gestion
Ce que tu vas apprendre ici s’appelle la comptabilité générale : elle est obligatoire, normalisée, et destinée à l’extérieur.
Il en existe une seconde, la comptabilité de gestion, qui calcule les coûts et les marges pour éclairer les décisions. Elle est facultative et libre, chaque entreprise l’organise comme elle veut. C’est l’objet du processus 5.
2. Les documents qui déclenchent l’enregistrement
ALa pièce justificative
La pièce justificative
Le document qui prouve l’opération et qui déclenche son enregistrement : facture, relevé bancaire, bulletin de paie, contrat, bon de livraison.
Trois exigences sur les pièces
· Elles doivent être datées et numérotées, pour qu’on puisse les retrouver.
· Elles doivent être conservées. Le code de commerce impose de garder les pièces comptables dix ans.
· L’enregistrement doit être fait dans l’ordre chronologique, opération par opération.
Les documents qu’on rencontre le plus
| Le document | Il prouve | Il vient de |
|---|---|---|
| Le bon de commande | L’engagement d’acheter ou de vendre | L’entreprise ou son client |
| Le bon de livraison | La remise effective des biens | Le fournisseur |
| La facture | La créance ou la dette, et son montant | Le vendeur |
| Le relevé bancaire | Les encaissements et décaissements | La banque |
| Le bulletin de paie | La rémunération due au salarié | L’entreprise |
BDe la pièce à l’écriture
Le chemin d’une facture, en quatre gestes
- Recevoir et contrôler. Le prix correspond-il à la commande ? La quantité au bon de livraison ? Le calcul de la TVA est-il juste ?
- Classer et numéroter. La pièce reçoit un numéro d’ordre, qui servira de repère dans le journal.
- Enregistrer. On passe l’écriture au journal, à la date de la pièce.
- Archiver. La pièce est rangée, et conservée dix ans.
Chez Vélocité : la première facture
Le 4 mars, Inès reçoit une facture de son fournisseur Rouleco pour dix vélos de ville.
Elle vérifie trois choses avant toute chose : les dix vélos figurent bien sur le bon de livraison signé la veille ; le prix unitaire est celui de sa commande ; le total hors taxes multiplié par le taux de TVA donne bien le montant réclamé.
Ces trois contrôles faits, et seulement alors, elle enregistre.
Le devis n’est pas une facture
Un devis, même signé, ne crée aucune écriture : il engage les parties, mais tant que rien n’est livré ni facturé, aucune opération n’est réalisée.
Tant que rien n’a été livré ni facturé, il n’y a rien à enregistrer. C’est un réflexe que les énoncés d’examen testent régulièrement : on te donne un devis au milieu d’autres pièces pour voir si tu l’écartes.
3. Ce que l’entreprise doit produire, et quand
AL’exercice comptable
L’exercice comptable
La période sur laquelle on mesure le résultat. Elle dure en principe douze mois (le premier exercice, ou un changement de date de clôture, peut donner une durée différente).
Pendant l’exercice, on enregistre les opérations au fil de l’eau : c’est le travail courant, et c’est l’objet de tout le processus 1.
À la fin de l’exercice, on procède à l’inventaire : on vérifie, on corrige, on rattache ce qui doit l’être. C’est l’objet du processus 2.
Puis on établit les comptes annuels, et on rouvre les comptes pour l’exercice suivant.
Une année comptable, en trois temps
| Le temps | Ce qu’on y fait | Le processus |
|---|---|---|
| Toute l’année | Enregistrer les opérations courantes : achats, ventes, règlements | P1 |
| À la clôture | Inventaire : amortir, déprécier, rattacher, régulariser | P2 |
| Après la clôture | Établir et publier les comptes annuels | P2 |
BLes comptes annuels
Trois documents, indissociables
· Le bilan — ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit, à la date de clôture.
· Le compte de résultat — les produits et les charges de l’exercice, et le bénéfice ou la perte qui en résulte.
· L’annexe — les explications qui rendent les deux premiers compréhensibles.
Le résultat apparaît deux fois
Le bénéfice est calculé en bas du compte de résultat : produits moins charges.
Et il apparaît au passif du bilan, parmi les capitaux propres, parce qu’il appartient au propriétaire de l’entreprise.
C’est le même chiffre. S’ils diffèrent, il y a une erreur quelque part — et c’est l’un des tout premiers contrôles qu’on fait à la clôture.
Ce que ce chapitre te laisse
· La comptabilité enregistre pour répondre à deux questions : qu’est-ce que je possède et que dois-je (le bilan), ai-je gagné (le compte de résultat).
· Bénéfice et trésorerie sont deux choses différentes.
· Pas de pièce, pas d’écriture. Les pièces se conservent dix ans.
· L’exercice dure douze mois et se referme sur trois documents : bilan, compte de résultat, annexe.
Signaler une erreur dans ce chapitre
Un chiffre qui ne tombe pas juste, un compte qui n’existe plus, une phrase incompréhensible : dites-nous ce que vous avez vu, nous le vérifions.