S’entraîner : Ce qu’est un système d’information comptable

Classe chacun de ces six éléments.

a. « 4 512,60 »

b. « Le solde du compte 411 Dupont au 31 mars s’élève à 4 512,60 € »

c. « 12 »

d. « Dupont représente notre troisième client et son encours dépasse la limite que nous lui avons fixée »

e. « Facture n° 2 147 »

f. « Les trois quarts de nos retards de paiement viennent de clients dont la commande a été livrée incomplète »

Pour chacun de ces six incidents, dis quelle qualité de l’information est atteinte — exhaustivité, exactitude, intégrité ou traçabilité — et propose un contrôle qui l’aurait évité.

a. Trois factures d’achat de décembre n’ont jamais été saisies.

b. Un montant a été saisi 1 480,00 € au lieu de 1 840,00 €.

c. Une écriture de janvier a été modifiée en mars, sans que rien ne l’indique.

d. Le contrôleur demande la pièce justifiant une écriture de 12 000,00 € : personne ne la retrouve.

e. Le taux de TVA appliqué aux prestations est réglé à 20 % alors qu’il devrait être de 10 % pour cette activité.

f. Deux collaborateurs utilisent le même identifiant.

Une PME remplace son logiciel de comptabilité. Le dirigeant déclare : « avec ce nouvel outil, nos problèmes de fiabilité sont réglés ».

Le diagnostic préalable avait pourtant relevé quatre faits :

· les factures d’achat sont saisies par la personne qui les reçoit, sans rapprochement avec les commandes ;

· deux collaborateurs partagent un identifiant ;

· les pièces sont archivées dans un classeur, sans référence à l’écriture ;

· le paramétrage de l’ancien logiciel n’a jamais été revu depuis son installation, il y a six ans.

a. Lesquels de ces quatre problèmes le nouveau logiciel résoudra-t-il à lui seul ?

b. Lesquels risque-t-il d’aggraver ?

c. Que réponds-tu au dirigeant ?

Menuiseries Lavaux vend du bois et de la quincaillerie. Le 31 mars, le compte 607 Achats de marchandises affiche 96 480,00 € depuis le 1er janvier. Le dirigeant trouve le chiffre trop élevé : les ventes n’ont pas bougé.

Tu reprends le journal des achats et tu relèves trois choses.

1. La facture Boisdirect n° 8812 — 1 040,00 € hors taxes, 208,00 € de taxe, 1 248,00 € toutes taxes comprises — apparaît deux fois, le 6 février et le 9 février, avec le même numéro de facture.

2. La facture Quincaillerie du Nord n° 214, dont le total toutes taxes comprises est de 4 830,00 €, a été enregistrée pour 4 830,00 € au compte 607, et rien au compte de taxe déductible.

3. Une écriture du 12 mars porte 2 600,00 € au compte 607, avec pour seul libellé « régul. achats » et aucune référence de pièce. Personne ne sait qui l’a passée : l’équipe partage un identifiant.

a. Pour chacune des trois anomalies, dis à laquelle des quatre fonctions du système d’information — collecter, traiter, stocker, diffuser — la défaillance appartient, et pourquoi.

b. Chiffre l’effet des deux premières anomalies sur le compte 607 et donne le solde corrigé.

c. L’exercice n’est pas clos et les écritures de février et de mars sont validées. Comment corriges-tu le doublon ? Écris ce que tu passes.

d. Pour chacune des trois anomalies, nomme un contrôle qui l’aurait empêchée.

Après ce diagnostic, l’expert-comptable de Menuiseries Lavaux demande une procédure écrite de réception et d’enregistrement des factures d’achat. Aujourd’hui, les factures arrivent par courrier ou par courriel, elles atterrissent sur le bureau de qui les ouvre, et elles sont saisies quand quelqu’un a le temps.

Les acteurs disponibles sont : l’assistante administrative, qui ouvre le courrier ; le magasinier, qui reçoit les marchandises ; la comptable ; le dirigeant.

a. Rédige la procédure en cinq étapes. Pour chacune, dis qui agit, ce qu’il fait, sur quelle pièce, et quel contrôle l’étape porte.

b. Justifie deux de tes choix : pourquoi la personne qui saisit n’est pas celle qui paie, et pourquoi la facture est numérisée à la réception et non au moment de la saisie.

c. À quelle qualité de l’information chacune des cinq étapes contribue-t-elle ?